A03 Declaración IVA trimestral

• Se recomienda realizar este proceso a partir de cada día 10 de mes (excepto “Empaquetar para Gestores”).
  • Para los meses: Marzo, Junio, Septiembre y Diciembre, se recomienda empezar el día 25 de esos meses (para tener tiempo a entregar la documentación antes del día 10 a los Gestores).

Recopilar facturas recibidas de correos-e

• En el PC y dentro de la carpeta del año contable crear una carpeta para el trimestre llamada “Tx” (ejemplo “T3”).
• Dentro de esa, hacer dos carpetas más: “Cuenta” y “Facturas”.
• Dentro de “Facturas” hacer carpetas para cada mes, nombrándolas “NN mes” (ejemplo “02 Febrero”).
• Dentro de cada mes hacer “Facturas-Emitidas” y “Facturas-Recibidas”.
• Revisar las dos direcciones de correo-e en busca de facturas.
  • Ordenar cada carpeta por fecha, y revisar los meses en cuestión y un poco más del siguiente.
  • Deberían estar todas las facturas en “Facturas-Proveedores” pero a veces no se dirigen bien.
    • Revisar todas las carpetas, principalmente la de “Entrada”.
    • Si se encuentra algún correo con facturas en otra carpeta que no sea “Facturas-Proveedores” arrastrar el correo hasta esa carpeta.
    • Intentar contactar con las empresas que manda las facturas al correo «riosautomocion@gmail.com» para pedirles que las manden a «info@drauto.es».
  • Etiquetar los correos revisados como “vistos”.
• Buscar también las Nóminas (normalmente en la carpeta del correo-e “Gestoría”.
• Guardar todas las facturas del periodo en la carpeta raíz del periodo (ejemplo “T3”) para luego repartirlas entre los meses.
  • Nombrar los archivos con la estructura “AAAAMMDD-Proveedor” (ejemplo “20190920-Total”).
• Repartir facturas entre los meses a declarar en la carpeta de “Facturas-Recibidas”.

Recopilar facturas recibidas en papel

• Buscar facturas (y albaranes) en todas las bandejas.
  • Los albaranes se terminarán de recopilar pasado el último mes que se está contabilizando.
  • OJO: Revisar las bandejas rojas y “Para Facturar”, pero preguntar a Miguel si se puede retirar de donde está.
• Separar facturas de albaranes.
• Ordenar albaranes por proveedor.
  • Juntar albaranes que NO son de repuestos a las facturas, para conciliar facturas con albaranes lo antes posible. Sobre todo si son importes grandes.
  • Guardar albaranes para conciliar con facturas.
  • Habrá que volver a buscar albaranes pasado el último mes que se está contabilizando.
• Escanear todas las facturas.
  • Escanearlas todas seguidas.
  • Según salen del escáner, separarlas en 3 fundas de plástico.
  • Guardar las fundas en la carpeta del año, al principio.
• Renombrar en el ordenador.
  • Dividir pantalla, un lado la carpeta con los archivos, el otro el visor de pdf.
  • Abrir uno a uno, tomando los datos del pdf y cambiándolos en la carpeta.
  • Actuar como en punto 6 y 7.

Recopilar facturas emitidas de Gestaller

• En Gestaller, ir a Informes > Listado de movimientos > Recambios > Resumen de facturas de recambios.
  • Indicar el periodo de trabajo.
• Guardar en pdf y en xls en la carpeta del mes correspondiente y en la de “Facturas-Emitidas”.
• Ir a Órdenes > Resumen de facturas de órdenes.
  • Indicar el periodo de trabajo.
• Guardar en pdf y en xls en la carpeta del mes correspondiente y en la de “Facturas-Emitidas”.
• Revisar que no haya facturas de importe “0”, y con Miguel que no falten por hacer o por corregir.
  • Revisar que la numeración sea correlativa, y no falten números.
  • Revisar que las fechas sean correlativas.
  • En caso contrario, corregir en Gestaller.

Descargar movimientos bancarios

• Entrar en la web del BBVA.
• Entrar en la Cuenta Corrinte (CC).
• Para poder descargar el periodo completo, hay que bajar la pantalla y dar a “Mostrar más” hasta que se vea todo, y un poco más del mes anterior al periodo de trabajo.
• Pinchar en el icono de “XLS” al principio de la lista de movimientos.
  • Guardar en la carpeta “Cuenta”.
  • Comprobar que están los movimientos de todo el periodo.
• Simplificar un poco la tabla.
  • Borrar las primeras filas, dejando los títulos de las columnas.
  • Borrar las columnas innecesarias (“Fecha”, “Divisa” y “Divisa”).
  • Recolocar las columnas.
    • Al final “Disponible”.
    • “Importe” junto a “F Valor”.
    • Ajustar el ancho de las columnas.
• Guardar el archivo.

Registrar facturas en Hoja de Cálculo de contabilidad

• Pasar información de las facturas a la Hoja de Contabilidad llamada “libro_de_ingresos_y_gastos_2019_V03.ods” que está en la carpeta “Año” (ejemplo “2019”).

Facturas emitidas

• Pasar los datos a la “Pestaña” correspondiente al trimestre de trabajo (ejemplo “Ventas T3”).
• Dar a las “Hojas de Cálculo” extraídas de Gestaller la misma estructura de columnas que el documento de destino y pegar sin formato.
  • La estructura de columnas se: Mes/Día/Nº_Factura/NIF/Nombre_Cliente/Tipo_Venta/Importe. NIF se deja en blanco.
  • Usar importes sin IVA, y rellenar las columnas del IVA.
  • Comprobar que el total del periodo coincide en la información extraida de Gestaller y en la Hoja de Contabilidad.

Facturas recibidas

• OJO: Los gastos periódicos se introducen en la “Pestaña” con ese nombre.
• El resto de los gastos se introducen en la “Pestaña” correspondiente el trimestre de trabajo (ejemplo “Gastos T3”).
• En este caso hay que escribirlo a mano.
  • El mes debe ser un número.
  • Usar importes sin IVA, y rellenar las columnas del IVA.
  • Comprobar que el total coincide.

Conciliar Cuenta Corriente con Contabilidad

• Revisar movimientos de gastos de la Cuenta Corriente y su correspondencia con facturas recibidas.
  • En caso de que no exista factura, llamar para pedirla.
  • En caso de movimientos desconocidos, preguntar a Miguel.
  • En caso de impuestos o comisiones bancarias, extraer recibo de movimiento bancario.
• Se concilia siempre el periodo de trabajo y dos mes anterior de facturas (ya que algunas facturas se pagan a 30 y 60 días):
  • Iañez y Graherma: cobra 1 mes después de la fecha de facturas.
  • Peña: cobra 1 mes después de la fecha de facturas.
    • Dos facturas: a mediados y a finales.
  • Eresa: cobra 1 mes después de la fecha de facturas.
  • Lubrime: cobra 1 mes después de la fecha de facturas.
  • Würth: cobra 1 mes después de la fecha de facturas.
  • Tiresur: se paga al repartidor.
  • Total: cobra 1 mes (50%) y 2 meses (50%) después de la fecha de facturas.
    • El mismo día del mes.
• Una vez están todas las facturas en la “Hoja de Cálculo”, ordenar por columna de “mes” y “día”.
• Numerar en la primera columna cada mes del 1 al “n” con una letra antes (a1, an, b1, bn, c1, cn).
• Comprobar los ingresos por TPV con las facturas correspondientes, el concepto del movimiento en la Cuenta es «Liquidacion remesa de comercios».

Empaquetar para gestores

• Se debe entregar al gestor la documentación antes del día 10 de Abril, Julio, Octubre y Enero.
• Duplicar la carpeta “Tn” (correspondiente al trimestre) y renombrar “Tn-Miguel-Rios-Bustamante”.
• Colocar en la raíz los archivos:
  • “libro_de_ingresos_y_gastos_20XX_VXX.ods”
  • La tabla de movimientos bancarios.
  • Un archivo de “Comentarios” para el Trimestre.
  • Y la carpeta con las facturas separadas por carpetas.
• Poner en la carpeta del primer del trimestre las facturas del anterior trimestre que no se contabilizaron.
• Comprimir todo lo que contiene la carpeta “Tn-Miguel-Rios-Bustamante” en un archivo “zip” con el mismo nombre.
• Subir a Drive.
  • De “riosautomociongranada”, a la carpeta “DoctorAuto>Facturas 20XX”.
• Compartir el archivo “como enlace” que cualquiera “puede ver”.
• Enviar con el enlace del archivo:
  • Desde info@drauto.es.
  • Destinatarios:
    • aguadogestiona@gmail.com
    • aguadoasesores@gmail.com
    • riosautomociongranada@gmail.com
  • Asunto: “DoctorAuto Tn”.
  • Contenido, algo como: “Hola Diego, José Manuel y Alejandro. Os mandamos (en el enlace) las facturas del 3º trimestre de 2019 del taller DoctorAuto (Miguel Ríos Bustamante). (https://drive.google.com/ enlace al “zip”) Ya nos haces comentarios. Saludos.

Conciliar Albaranes con Facturas

• Se hará principalmente con (ya que son las empresas que agrupan varios Albaranes en cada Factura):
  • Iañez Galvez.
  • Grupo Peña.
  • Eresa.
  • Lubrime.
  • Würth ¿?.
• Se ordenarán todos los Albarenes de un mismo proveedor por meses.
• Se compararán con las Facturas, sobre todo los importes totales.
• Si hay algún problema, buscar la causa.
  • Si es a favor, consultar qué hacer.
  • Si es en contra, contactar con el proveedor, para solucionarlo.
• Marcar en las Facturas las entradas que son correctas (preferiblemente en PDF).
• Los Albaranes deben guardarse 2 años (por la garantía).